Alfresco es uno de los software de código abierto que compiten con las más grandes soluciones propietarias de gestión documental y contenidos. En el mundo empresarial existe
cierta tendencia a dar mayor validez al software propietario frente a las soluciones código abierto. No obstante, durante la última década se han desarrollado varias propuestas competentes en este campo y Alfresco se ha perfilado como una alternativa válida frente a otros productos comerciales. Al ser de código abierto también favorece la creación de
nuevas funcionalidades mediante programación o a través de un proveedor certificado.

Alfresco: ¿ECM, DMS, BPM o todo en uno?

Alfresco es un sistema de gestión de contenidos que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo, gestión de procesos empresariales, entre otros. Esta versatilidad hace que Alfresco sea un producto dirigido a grandes y medianas empresas, que puedan aprovechar todas las ventajas que ofrece. No obstante, hay que tener en cuenta que, como cualquier otro software, también existen ciertos inconvenientes a la hora de usar este sistema de gestión de contenidos.

Ventajas

• Añade continuamente nuevas funcionalidades: integraciones (SAP, SharePoint, Salesforce, etc), análisis de datos o flujos de trabajo, entre otros.
• Alfresco One incluye una instancia de Alfresco en la nube, dando opciones para una gestión de contenidos sólida de forma híbrida.
• Alfresco Community es la edición gratuita para desarrolladores, entornos de testeo o pequeñas instalaciones.
• Gran comunidad de foros de soporte y resolución de dudas.
• El precio de su licencia es de los más bajos respecto a otros gestores de contenido similares.

Desventajas

• Sus licencias de pago se dirigen más bien a medianas y grandes empresas.
• Para lograr un rendimiento aceptable hace falta un servidor de amplia capacidad.
• Tener un entorno de alta disponibilidad puede aumentar el coste total de la propiedad (TCO) al añadir las licencias al hardware necesario.
• Encontrar un buen proveedor o experto es imprescindible para una implementación correcta.

¿Qué versiones de Alfresco existen?

Este sistema de gestión de contenidos intenta satisfacer las necesidades de las empresas ofertando 3 productos con características muy diferentes:

  1. Alfresco Community Edition

Community Edition es el nombre de la versión gratuita de este gestor de contenidos, principalmente destinado a empresas que quieran disponer de una herramienta versátil en continua evolución. Está creada y desarrollada por Alfresco Software en colaboración con su comunidad. A través de foros, Alfresco Wiki o Google Groups los desarrolladores participan compartiendo fallos, correcciones o nuevas características.
Frente a la ventaja evidente del precio y del acceso al código, existe una desventaja primordial para las compañías: no ofrece soporte técnico. La empresa deberá confiar en la comunidad o en su propio departamento de sistemas para solucionar los inconvenientes que se presenten.

2.Alfresco One

One es el nombre que se le da a la plataforma de gestión de contenido que maneja y sincroniza l contenido on-premise con Alfresco en la nube. De esta forma se cuentan con una gestión híbrida del contenido al adquirir esta versión. Esta solución de pago se basa en la misma tecnología de código abierto que la edición Community pero con mayor soporte y funcionalidades disponibles. Al contrario que la versión anterior, Alfresco One ofrece multitud de opciones de integración con software propietario. Aplicaciones como Microsoft Office, Google Docs, SAP, SharePoint o Autocad pueden conectarse con esta herramienta. Esta versión ofrece a su vez en dos modalidades diferentes: Departamental y Enterprise.

• Edición Enterprise: esta versión se dirige principalmente a corporaciones con grandes necesidades de gestión que buscan una herramienta potente y rápida. Al contrario que en la
versión Departmental, Alfresco One Enterprise presenta características más amplias. Además de un soporte técnico 24 horas, una de las ventajas principales de esta herramienta es su capacidad de almacenamiento. La edición Enterprise incluye 1TB de almacenamiento en la nube, frente a los
25 GB de la edición Departmental. O lo que es lo mismo, unas 85.899.345 páginas escritas en Microsoft Word aproximadamente.
Además, con Alfresco One se apuesta por la movilidad como una importante oportunidad de negocio. Su aplicación móvil, Alfresco Mobile permite que el empleado acceda a información almacenada on-premise y en la nube desde su dispositivo móvil. Posteriormente se sincronizarán los documentos en caso de trabajar sin conexión.

3. Alfresco en la nube

Esta solución en la nube permite a los usuarios acceder de forma segura a los documentos de la empresa desde cualquier dispositivo y ubicación. Gracias a este gestor de contenido SaaS los empleados podrán disponer de todo el contenido almacenado de forma local y sincronizarlo con el que está la nube de forma automática. A su vez, una extranet facilitará la colaboración entre la empresa y sus colaboradores externos, ya sean proveedores o clientes, a través de una conexión segura teniendo solo acceso a los documentos permitidos.
Observando la importancia de la integración, Alfresco en la nube ofrece la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones en la nube como Google Docs o Salesforce. El Libro Blanco de Alfresco ofrece una comparativa en profundidad de todas las versiones de este software con la que podrá descubrir cuál de las opciones se adapta mejor a las necesidades de su compañía.

3 Respuestas
  1. gestion documental
    gestion documental says:

    Un software muy interesante, me han gustado las funcionalidades que ofrece y creo que es todo un acierto a la hora de apostar por la gestión documental. Aunque más que la herramienta, lo importante es que se lleve a cabo de alguna forma. Saludos.

    Responder

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