La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Sistemas de gestión documental y beneficios de su implantación en los procesos de negocio

Aunque las técnicas básicas de la gestión documental ya se llevan aplicando desde hace décadas en el uso del control de documentos en formato de papel, y a lo largo de los años ha ido evolucionando, nos concentraremos en nuestra exposición en la definición de qué debería comprender un sistema de gestión documental avanzado, y cómo podemos integrar los documentos internos y externos, en formato de papel, con la gestión de documentos electrónicos, y la influencia que tienen las nuevas herramientas y sistemas de gestión documental
de última generación en los procesos de negocios relacionados con la creación, administración, control y gestión de documentos.

La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros procesos administrativos.

Hay una gran variedad de “sistemas” de gestión documental. Su funcionalidad puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios departamentos.

Workflow y gestión documental

Como ya comentamos, tener toda información en forma digital y estructurada en una base de datos es fundamental para lograr una gestión documental avanzada. En un sitio centralizado podemos encontrar fácilmente los documentos y establecer las reglas de quién puede acceder, modificar y borrar/archivar su información.

Pero queremos ir más allá y agilizar nuestros procesos de negocio. Uno de los pilares de nuestra solución de gestión documental es el motor de Workflow (flujo de trabajo). El cual nos permite especificar cada paso de un proceso de negocio, con sus actividades y dependencias relacionadas y los departamentos y roles involucrados. Además podemos definir avisos automáticos que se activen dependiendo de actividades y eventos que se producen a lo largo del proceso. Todo ello, además de reducir el tiempo empleado en la administración de las
tareas, minimiza la probabilidad de olvidos y fallos en el proceso.
Otro punto importante es mirar hacia el final del ciclo de vida de un documento y poder definir qué “destino” toma cierta documentación después de un tiempo determinado. ¿Quién recuerda cuándo se borran, archivan, etc.? En muchos casos estás tareas se pueden automatizar completamente.

Beneficios de la gestión documental

A continuación enumeramos algunos de los beneficios más destacados de la implantación de un sistema de gestión documental:
• Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué actividades puede efectuar sobre las mismas.
• Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación relevante de la empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento.
• Seguridad, no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos.
• Ahorro de tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento.
• Reducción de redundancias como duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos.
• Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas.
• Intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.
• Para no olvidar el “efecto secundario” positivo de la mayor satisfacción de los clientes internos y externos.