Después de más de 100 años de historia, la Corporación Hijos de Rivera se mantiene como una compañía independiente, de capital 100% nacional y familiar. Con una amplia cartera de productos que abarca la cerveza, el agua mineral, el vino, la sidra, la sangría o los licores, afronta el futuro con un fuerte crecimiento que la ha llevado a duplicar su facturación en los últimos cinco años y consolidarse como un operador nacional de prestigio con una marcada vocación internacional. En las últimas dos décadas, el crecimiento de esta innovadora corporación ha superado ampliamente la media del sector y sus marcas se han posicionado con solidez en el mercado nacional y en destinos como Brasil, Australia, China, Rusia, Filipinas y Estados Unidos, entre muchos otros.

El reto

La compañía se enfrentaba con un gran reto, gestionar una media de 4,000 documentos nuevos al mes en el departamento de Facturación, volumen que ha ido creciendo a medida que se han incorporado más departamentos y empresas del grupo al marco del proyecto.

El proceso de aprobación de una factura involucra a varias personas, desde el que ha realizado el pedido hasta el director del área Financiera. Habitualmente los jefes de área y directores son las personas que más carga de trabajo tienen, pudiendo acumularse entre 30 o 40 facturas pendientes de gestionar cada día.

La solución

Para enfrentar este reto, un gerente propuso inquirir un software de gestión documental para volver estos procesos más eficientes. Desde sus comienzos, el proyecto se orientó a la gestión de las facturas de los proveedores, para posteriormente extender el uso de la plataforma documental al resto de departamentos.

Luego de un arduo proceso de selección de software, donde se investigaron diferentes proveedores, Estrella Galicia, se inclino por escoger a Alfresco como proveedor.

“En el proceso de selección de la nueva plataforma documental, teníamos claro que debía ser de código abierto, así como escalable y fácilmente extensible a otras áreas de la compañía. También era fundamental que la solución contara con el respaldo de una red de partners y la garantía de una empresa como Alfresco”, afirma José Manuel Santiso, responsable de negocio de TIC de Estrella Galicia.

La clave de la introducción de la nueva plataforma de gestión documental radica, por tanto, en la capacidad de agilizar el proceso de gestión de las facturas, de manera que el acceso a éstas y su validación se realice rápidamente, y se eviten extravíos de papeles y errores.

En la actualidad y como parte de la nueva solución, Alfresco está integrada con diversas tecnologías, entre otras: Dispositivos móviles IOS, iPhone y iPad; portal de facturas de los proveedores empleando CMIS; ERP propietario, utilizando servicios Web y numerosas aplicaciones propietarias empleando Webscripts.

En cuanto a la pila de tecnología, se emplea MySQL como gestor de base de datos, Tomcat como gestor de aplicaciones, y Redhat como sistema operativo, según indicaciones del partner, a su vez recomendado por Alfresco.

Conclusiones

Gracias a la implementación de Alfresco, Estrella Galicia experimenta con diversos beneficios cualitativos, como la facilidad de uso, un ahorro considerable de tiempo en tareas repetitivas, cualidades que, aumentan considerablemente la productividad y según afirman los gerentes de la compañía, redundan en una mejora en la prestación del servicio a nivel interno y externo.

“Tanto nuestro partner como nosotros apostamos decididamente por la plataforma documental de Alfresco, y en nuestros planes de futuro se incluye la potenciación progresiva de la herramienta y la inclusión de más áreas corporativas”, concluye Carlos Figueiras.

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